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採用現場の本音のマナー 電話のマナーの基本

こんにちは、鈴木あきこです。

人材サービスや採用サポートなど、人事担当者と一緒に仕事をする中で感じた、採用現場での「本音のマナー」をご紹介していきたいと思います。

 

今回は、電話のマナーについて。

 

LINEなど、メッセージの気軽なやりとりや相手の顔を見ながら話せる通話サービスが普及し、音声だけの通話はプライベートではあまり使わないという人も多いかもしれません。中には、苦手意識を持っている人もいるかもしれませんね。

 

しかし、ビジネスの場ではまだまだ電話は“現役”です。部署にかかってきた電話は、新入社員がまずとるべし、という企業も多いはず(ただの下働きではなく、電話をとって担当者へつなぐ、という作業を通じて、誰がどんな人とどんな仕事をしているのかを把握して欲しい、という意図も)。就職活動でも、メールなどでのやりとりがメインになってきているとは言え、急を要すること、必ず確認してもらいたい内容などを連絡するため、電話が便利なシーンもあります。

 

今回は、「ここだけは押さえておきたい」というポイントをお伝えします。

 

君の名は…?名乗らないと話が始まらない

私も就活生、大学生と電話をする機会がありますが、その時に一番気になるのが「名乗らない人が多い」ということです。

 

電話番号が通知されることが多いとは言え、電話では相手の顔は見えません。お互いに名乗らなくては、話したい相手とつながっているのかどうかがわかりません。自分から電話をかける際はもちろん、相手からの電話に出る際もしっかりと名乗ることが大切です。

 

中には、勧誘避けや防犯上の事情から、電話に出る時に名乗らないようにしている人もいるかもしれません。そんな人は相手が名乗った後でもいいので、しっかりと氏名を伝えましょう。

 

相手が聞き取りやすい工夫を!

電話では、声の情報しか伝わりません。対面の場合は、表情や動作などから察することができるようなことも、電話では伝わらない。そこで、「相手が聞き取りやすい」ための気遣いが求められます。

 

例えば、次の様なことに注意しましょう。

・駅のホーム、チャイムが鳴っている校内など、騒がしい場所で電話をしない。

・こちらからの要件がある際は内容を整理しておき、尋ねたいことを端的に尋ねる。

・声がこもりやすいので、いつもよりハキハキ話す。背筋を伸ばし、顔がうつむかないようにするとよい。

 

つながりやすいタイミング、落ち着いて話せるタイミングはいつ?

電話をかける時、必ずしも話したい相手が電話できる状況にあるとは限りません。つながりやすくする工夫、話しやすくする心遣いができるといいですね。

 

例えば、次の様なものです。

・電話をかける時間帯に注意する。休み明けの日の午前中は、ミーティングや休み中に入った連絡の対応などで忙しい職場が多いし、お昼休みは外出する可能性もある。小売や不動産のように、企業によっては土日休みとは限らないので、定休日を調べておこう。

・相手が出た際でも、「ただいまお時間よろしいでしょうか?」と確認するとベター。

・相手が不在の場合は、戻ってくるタイミングを尋ねてかけ直す。何度かかけてみたのにつながらない、戻り時刻が不明の場合は、氏名と要件、こちらが出られるタイミング、電話番号を述べ、伝言をお願いしてもよい。相手がかけ直してくれた際はお礼を言おう!

 

 

面識のない人や企業の担当者と電話で話すのは、慣れないと緊張すると思います。敬語の使い方も大切ですが、今回挙げたポイントに気をつけておけば、マイナスな印象は持たれないはず。頑張ってみてくださいね!